SISTEM PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI

January 2, 2009 |

Meskipun bermacam-macam nama. Namun tetap satu tugas utama dari Unit Penjaminan Mutu, yaitu menjamin mutu penyelenggaraan dan pengelolaan lembaga perguruan tinggi, sehingga jasa layanan yang disediakan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dan stakeholder lainnya. Melihat dari tugas yang diemban oleh unit ini, tidaklah mungkin lembaga ini hanya sebagai unit pelengkap.  Karena unit ini sangat strategis maka sudah sewajarnya DIKTI mewajibkan keberadaan unit ini disetiap Perguruan Tinggi. Tuntutan yang demikian ini, berkonsekuensi bagi Pimpinan Perguruan Tinggi untuk tidak main-main dalam membentuk unit penjaminan mutu ini. Lembaga ini sarat data-data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan pimpinan. Sangat naïf, memandang lembaga ini sebagai lembaga pelengkap atau sekedar memenuhi persyaratan akreditasi saja

.

Bagaimana Struktur Organisasi Unit Penjaminan Mutu Ini?

Untuk memudahkan dan memperoleh gambaran tentang struktur organisasi dari unit penjaminan mutu ini, maka bisa dilihat peran Management Representative (MR) dalam ISO 9000. MR ini merupakan Wakil Manajemen. Artinya, sebenarnya MR ini memiliki kewenangan yang lebih besar dalam bidang penjaminan mutu. Karena kedudukannya sebagai mewakili pimpinan Perguruan Tinggi, meskipun bukan Wakil Rektor secara struktural. MR ini sifatnya independen, diluar struktur, dan berfungsi sebagai unit yang memelihara, mengawal dan memberi informasi serta bertanggungjawab kepada Pimpinan Perguruan Tinggi (langsung Rektor). Berikut ini wewenang dan tanggungjawab MR menurut ISO 9000, yaitu:

1. Memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara,
2. Melaporkan kepada Pimpinan Puncak tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan-kebutuhan apa yang diperlukan untuk peningkatannya,
3. Memastikan promosi dan sosialisasi kepedulian persyaratan pelanggan keseluruh organisasi.

Dari wewenang dan tanggungjawab MR tersebut, maka dapat dirumuskan bahwa di setiap tingkatan (level) pimpinan  dari Pucuk Pimpinan, Pimpinan Tengah, dan Pimpinan Bawah ada unit yang berfungsi seperti MR. Misal di tingkat Universitas maka MR ini lembaganya Badan Penjaminan Mutu Universitas. Tingkat Fakultas maka MR ini  lembaganya BPM-Fakultas. Tingkat Program Studi, MR ini lembaganya BPM-Program Studi. Namun, agar tidak terlalu banyak unit-unit penjaminan mutu dan lebih mengefektifkan dan mengefisienkan kerja BPM, maka semua unit itu diintegrasikan menjadi satu. BPM hanya di tingkat Universitas. Unit BPM ditingkat Fakultas cukup Penjamin Mutu Fakultas, ditingkat Prodi Penjamin Mutu Prodi.  

Siapakah personil Management Representative ?

Personil yang menduduki sebagai MR haruslah orang yang kompeten. Artinya, bukan sembarang orang yang dapat duduk sebagai MR. Persyaratan utama seorang MR, harus memiliki kapasitas dalam sistem manajemen mutu. Kapasitas yang diperoleh tidak sekedar dari pelatihan saja tetapi juga dari sisi pengalaman dan komitmen terhadap keberlangsungan sistem manajemen mutu. Independen, bebas dari jabatan struktural dan jabatan lainnya yang mengikat sehingga mengurangi independensinya. Baik personil yang duduk di Badan Penjaminan Mutu Universitas, Penjamin Mutu Fakultas maupun Penjamin Mutu Prodi memiliki persyaratan yang sama.

Personil-personil Badan Penjaminan Mutu Tingkat Universitas

Selain Kepala Badan Penjaminan Mutu, maka perlu ditambah Kepala Bidang yang dibutuhkan. Misalnya, Kepala Bidang Penjamin Mutu, Kepala Bidang Pengukuran, dan Kepala Bidang Audit Mutu Internal.  Kepala Bidang Penjamin Mutu membawahi Penjamin Mutu Fakultas dan Penjamin Mutu Prodi. Kepala bidang Penjamin Mutu dibantu oleh seorang staff Pengendali Dokumen. Bagaimanapun juga, kompetensi dari personil merupakan hal yang tidak dapat ditawar. Karena unit ini bukan unit structural tetapi unit professional dan strategis persyaratan kompetensi lebih utama dibanding persyaratan lainnya.

Demikian, gambaran sekilas tentang unit penjaminan mutu bagi perguruan tinggi. Semoga bisa menjadi inspirasi bagi para perguruan tinggi ketika akan membentuk atau melengkapi personil-personil unit penjaminan mutu. Namun, demikian semuanya itu bergantung pada sumberdaya yang dimiliki, tidak perlu dipaksakan seperti gambaran tersebut. Terpenting semuanya itu disesuaikan dengan kemampuan dan kondisi dari masing-masing perguruan tinggi.